Youpretin ilmiantokanava - Tervetuloa turvalliselle raportointialustallemme!
Youpretilla haluamme toimia oikein ja työskennellä vastuullisella ja eettisellä tavalla. Uskomme avoimuuden voimaan ja sen keskeiseen rooliin ydinarvojemme ja eettisten standardiemme ylläpitämisessä.
Miksi tuoda asia ilmi?
Raporttisi voi käynnistää positiivisen muutoksen ja vahvistaa sitoutumistamme eettiseen työympäristöön. Kyse on organisaatiomme, arvojemme ja toistemme suojelemisesta. Jos näet jotain, mikä ei vaikuta oikealta, kerro siitä. Toimintasi tänään voi estää mahdollisen vahingon huomenna. Ilmiantamalla väärinkäytöksiä autat meitä tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia, jotka eivät ehkä ole kaikkien nähtävissä.
Kenelle tämä kanava on tarkoitettu?
Ilmiantopalvelumme on tarkoitettu kaikille Youpretin työntekijöille, tulkeille ja sidosryhmille ilmiantolainsäädännössä määriteltyjä ilmiantoasioiden käsittelyyn.
Näihin asioihin kuuluvat rikokset, epäsäännönmukaisuudet ja rikkomukset tai muut toimet, jotka rikkovat EU:n tai kansallisen lainsäädännön määräyksiä työhön liittyvässä kontekstissa. Esimerkiksi korruptio ja taloudelliset väärinkäytökset, terveys- ja turvallisuusrikkomukset, onnettomuudet ja läheltä piti -tilanteet, ympäristörikkomukset ja yksityisyyden suojan loukkaukset.
Ilmiantopalveluamme voi myös käyttää muiden kuin ilmiantolainsäädännön liittyvien asioiden ilmoittamiseen. Esimerkiksi kuka tahansa voi käyttää palvelua raportoidakseen syrjinnästä, häirinnästä, huonosta käytöksestä tai muista vastaavista asioista.
Turvallisuutesi ja anonymiteettisi
Ymmärrämme arkaluonteisten tietojen raportointiin liittyvät huolet. Ilmiantopalvelumme tarjotaan ulkopuolisen kumppanin, GlobaLeaksin kautta, jotta anonymiteetti voidaan taata.
GlobaLeaks-alusta on suunniteltu suojaamaan anonymiteettisi, jotta voit jakaa kokemuksiasi ilman pelkoa kostotoimenpiteistä tai syrjinnästä. Vakuutamme, että henkilöllisyytesi pysyy luottamuksellisena koko prosessin ajan. Tämä kanava on salattu ja suojattu salasanalla.
Ilmiannon voi tehdä avoimesti tai anonyymisti. Et tarvitse todisteita epäilyksillesi, mutta tahallaan väärien tai vahingollisten tietojen raportointi on kiellettyä. Kaikki viestit käsitellään luottamuksellisesti Youpretin toimesta.
Raportin lähettäminen on yksinkertaista:
1. Siirry turvalliselle raportointialustallemme klikkaamalla alla olevaa “Tee ilmoitus” -painiketta
2. Valitse kategoria, joka parhaiten kuvaa huolenaihettasi
3. Anna mahdollisimman paljon yksityiskohtia, jotta voimme ymmärtää tilanteen
4. Jos sinulla on asiaan liittyviä asiakirjoja tai todisteita, lähetä ne. Muista, että voit halutessasi pysyä anonyyminä, eikä sinun tarvitse antaa henkilökohtaisia tietoja, ellet itse halua niin tehdä
Jos olet lähettänyt raportin aiemmin, voit syöttää ilmoituksen numeron alla olevaan kenttään nähdäksesi raporttisi tilan.
Oletko jo tehnyt ilmoituksen? Syötä ilmoituksen numero.
Youpretin ilmiantokanava - Lähetä ilmoituksesi turvallisesti
Tapaturmat ja läheltä piti -tilanteet
Valitse tämä lomake, jos olet kokenut tapaturman tai läheltä piti -tilanteen. Nämä raportit käsittelee Youpretin työturvallisuuskomitea. Näihin ilmoituksiin vaaditaan nimesi.
Eettinen rikkomus
Valitse tämä lomake, jos olet kokenut muun rikkomuksen tai väärinkäytöksen, kuten korruptio ja taloudelliset epäsäännönmukaisuudet, terveys- ja turvallisuusrikkomukset tai ympäristö- ja tietosuojarikkomukset. Nämä ilmoitukset ovat anonyymejä.
Youpretin ilmiantokäytännöt ja tietosuojakäytäntöä koskeva lausunto
1. Rekisterinpitäjä
Youpret Oy
Osoite: Kauppakatu 17 B, 80100 Joensuu, Finland
Yhteyshenkilö: Pekka Nurmela
2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta
Ilmiantokanava on suunniteltu tarjoamaan kaikille Youpretin työntekijöille, Youpretin tulkkiverkostolle sekä ulkoisille sidosryhmille keino ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä anonyymisti. Henkilötietoja on käsiteltävä tällaisten ilmoitusten tutkimiseksi sekä niiden perusteella päätettävien ja toteutettavien seuraamusten toimeenpanemiseksi.
Ilmiantokanavan väärinkäyttö on kielletty ja saattaa johtaa oikeustoimiin.
Rekisterinpitäjä on sitoutunut suojelemaan rekisteröityjen yksityisyyttä ja käyttämään ilmiantokanavan kautta kerättyjä henkilötietoja vain tietosuojalakien ja hyvän tietosuojakäytännön sallimalla tavalla.
Oikeusperusta:
Ilmiantajan henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen (GDPR, Art 6.1(a) ja Art 9.2 (a)).
Ilmiantoraporttien kohteena olevien henkilöiden sekä raporttien käsittelystä vastaavien henkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (GDPR, Art 6.1 (f)). Kaikki käsittely perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston 23. lokakuuta 2019 antamaan direktiiviin (EU) 2019/1937 unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (OJ L 305/34, 26. marraskuuta 2019), joka on määrä saattaa osaksi Suomen lainsäädäntöä vuoden 2021 loppuun mennessä. Erityisten henkilötietoryhmien käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän velvoitteiden täyttämiseksi työoikeuden alalla (GDPR, Art 9.2(b)).
3. Tietolähteet
Mahdollisia ilmiantajia ovat Youpretin työntekijät, Youpretin tulkkiverkoston jäsenet sekä ulkoiset sidosryhmät. Rekisterinpitäjä kerää myös tietoja, jotka ovat tarpeellisia väärinkäytöksistä tehtyjen ilmoitusten tutkimiseksi, asianomaisilta itseltään sekä muilta asiaan liittyviltä henkilöiltä tai organisaatioilta.
4. Rekisteröityjen ryhmät ja tietoluokat
Yleensä ilmiantajat ilmoittavat epäilyistään nimettömänä. Jotkut ilmiantajat sisällyttävät myös henkilökohtaisia tietoja (kuten nimensä, sijaintinsa ja tiettyjä taloudellisia tietoja). Jotkin raportit sisältävät kuvia tai videomateriaalia. Ilmiantajien itse antamat tiedot voivat myös sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä (kuten terveystietoja). Tapauksen olosuhteet voivat mahdollistaa ilmiantajan epäsuoran tunnistamisen.
2. Ilmoitusten kohteena olevat henkilöt
Väärinkäytöksistä tehdyt ilmoitukset voivat sisältää tietoja ilmoituksen kohteena olevasta henkilöstä (kuten nimi, sijainti, tiettyjä taloudellisia tietoja, kuvia tai videomateriaalia), heidän käyttäytymisestään ja olosuhteistaan sekä muita henkilötietoja. Jotkut ilmoitukset sisältävät myös erityisiä henkilötietoryhmiä (kuten terveystietoja).
Seuraavat henkilötiedot kerätään ilmiantoraporttien käsittelystä vastaavilta henkilöiltä:
5. Henkilötietoihin pääsy ja niiden luovuttaminen
Ainoastaan työntekijät, jotka rekisterinpitäjä on nimenomaisesti valtuuttanut käsittelemään ilmiantoja ja tutkimaan raportoituja tapauksia, pääsevät käsiksi tällaisiin ilmoituksiin liittyviin henkilötietoihin.
Rekisterinpitäjän ilmiantokanavan ylläpitäjän on ulkoinen palveluntarjoaja (GlobaLeaks). Rekisterinpitäjä ja palveluntarjoaja ovat allekirjoittaneet sopimuksen varmistaakseen, että palveluntarjoaja käyttää ilmiantokanavan kautta kerättyjä henkilötietoja vain sovellettavien tietosuojalakien sallimalla tavalla.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, lain mukaisesti.
6. Henkilötietojen siirrot EU/ETA ulkopuolisiin maihin
Ulkoinen palveluntarjoaja GlobaLeaks, joka toimii ilmiantokanavan ylläpitäjänä, ilmoittaa, että henkilötietoja käsitellään pääasiassa Italiassa ja yksinomaan Euroopan unionin maissa. Henkilötietoja ei siirretä EU ulkopuolisiin maihin.
Youpret on toteuttanut asianmukaiset sopimukselliset suojatoimet varmistaakseen riittävän suojan kaikille EU/ETA:n ulkopuolisiin maihin siirrettäville tiedoille sekä varmistaakseen, että henkilötietojen käsittelyyn liittyviä lakeja noudatetaan. Yhtiö on edellyttänyt, että palveluntarjoaja sisällyttää komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet henkilötietojen siirroista (viitaten yleisen tietosuoja-asetusten artiklaan 46..2(c)) omiin alihankintasopimuksiinsa.
Viimeisimmät versiot vakiosopimuslausekkeista löytyvät Euroopan komission verkkosivuilta.
7. Ilmiantoprosessi
Ilmiantopalvelumme kautta vastaanotettuihin viesteihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä, joilla on valtuudet käsitellä ilmiantotapauksia. Heidä toimensa kirjataan ja käsittely on luottamuksellista. Tutkintaprosessiin voidaan tarvittaessa ottaa mukaan asiantuntijoita, joilla on pääsy asiaankuuluviin tietoihin ja jotka ovat myös sitoutuneet luottamuksellisuuteen.
Ilmiantotiimi koostuu Youpretin johdosta ja nimetyistä henkilöistä Youpretin henkilöstöhallinnosta.
2. Viestin vastaanottaminen
Ilmiantotiimi päättää viestin vastaanotettuaan, hyväksytäänkö vai hylätäänkö viesti. Jos tiimi hyväksyy viestin, se ryhtyy asianmukaisiin toimenpiteisiin tutkimusta varten (kohta 4.3 “Tutkinta” alla). Ilmiantotiimi ei välttämättä tutki ilmoitettua väärinkäytöstä, jos:
- Viestiä ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on ilkivaltainen
- Lisätutkimusta varten ei ole riittävästi tietoa; tai
- Viestin aihe on jo ratkaistu
Jos viesti ei kuulu ilmiantolainsäädännön piiriin, mutta viesti on asianmukainen, asia käsitellään ohjeiden ja käytäntöjen mukaisesti asian luonteen edellyttämällä tavalla.
Viestin lähettänyt henkilö saa vahvistuksen raportin vastaanottamisesta 7 päivän kuluessa. Ilmiantotiimi antaa asianmukaisen palautteen 3 kuukauden kuluessa raportin vastaanottamisesta.
Älä sisällytä viestiisi arkaluonteisia henkilötietoja, ellei tällainen tieto ole tarpeen huolenaiheen kuvaamiseksi. Arkaluonteisilla henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, jotka liittyvät terveyteen, rotuun tai etniseen alkuperään, poliittisiin mielipiteisiin, uskonnolliseen tai filosofiseen vakaumukseen, ammattiliiton jäsenyyteen sekä henkilön seksuaaliseen käyttäytymiseen tai suuntautumiseen liittyvät tiedot.
Kaikki viestit käsitellään vakavasti ja tämän ilmiantopolitiikan mukaisesti. Seuraavia periaatteita noudatetaan:
- Kukaan ilmiantotiimistä tai tutkintaprosessiin osallistuvista ei yritä tunnistaa anonyymin viestin lähettäjää.
- Ilmiantotiimi voi tarvittaessa lähettää jatkokysymyksiä palvelun kautta anonyymiä viestintää varten.
- Viestiä ei tutki kukaan, joka saattaa olla osallinen tai yhteydessä väärinkäytökseen.
- Ilmiantoviestit käsitellään luottamuksellisesti asiaan liittyvien osapuolten toimesta.
Jos ilmiantotiimiin kuuluva henkilö mainitaan viestissä, kyseinen henkilö suljetaan tutkinnan ulkopuolelle, ja hänen käyttöoikeutensa tapausten hallintajärjestelmä poistetaan.
8. Tietojen säilytysajat
Tietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään kaksi (2) vuotta kunkin tutkimuksen päättymisen jälkeen. Pidemmät säilytysajat voivat olla tarpeen pakottavista lakisääteisistä velvoitteista johtuen, esimerkiksi rikosprosessin tai työturvallisuuslakien vuoksi.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on aina oikeus:
1. Saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö heidän henkilötietojaan vai ei, ja jos näin on, saada pääsy henkilötietoihin;
2. Pyytää rekisterinpitäjältä omien henkilötietojensa oikaisemista;
3. Pyytää rekisterinpitäjältä omien henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa mainituissa olosuhteissa; ja
4. Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyillä on myös oikeus
5. Pyytää rekisterinpitäjältä omien henkilötietojensa poistamista; tai
6. Peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa, jos henkilötietojen käsittely perustuu heidän suostumukseensa.
Jos käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, rekisteröidyillä on oikeus:
7. Vastustaa omien henkilötietojensa käsittelyä yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklassa mainituissa olosuhteissa
Rekisteröidyt voivat pyytää pääsyä tietoihinsa tai käyttää muita oikeuksiaan ottamalla yhteyttä
pekka.nurmela@youpret.com / Pekka Nummela, Youpret Oy, Kauppakatu 17 B, 80100 Joensuu, Suomi.
Tietoja voidaan luovuttaa vain henkilöille, jotka pystyvät luotettavasti todistamaan henkilöllisyytensä.
10. Tiedustelut ilmiantokäytännöistä ja tietosuojasta
Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojen käsittelystä, tietosuojasta tai ilmiantokäytännöistämme, ota yhteyttä osoitteeseen
pekka.nurmela@youpret.com / Pekka Nummela, Youpret Oy, Kauppakatu 17 B, 80100 Joensuu, Suomi.